Über uns
Compilance
Vorwort
Seit der Gründung des Unternehmens der Purholzhaus GmbH (im Folgenden Purholzhaus) den Ruf eines verlässlichen, fairen und integren Partners erworben. Diese Werte, die auch in der Firmenphilosophie verankert sind, machen Purholzhaus zu einem angesehenen regionalen Familienunternehmen.
Um diese Werte zu gewährleisten, soll die Compliance-Richtlinie ethischer und rechtlicher Wegweiser sein. Sie enthält grundlegende Regeln für ein faires, offenes und integres Verhalten innerhalb des Unternehmens selbst sowie gegenüber Geschäftspartnern, Kunden und Mitbewerbern.
Im Einklang mit der Unternehmensphilosophie sollen durch ethische Standards und eine loyale Unternehmens- und Führungsstruktur die Wettbewerbsfähigkeit und die Marktposition von Purholzhaus nachhaltig gestärkt werden.
Inhaltsverzeichnis
1.1 Geltungsbereich
1.2 Unternehmenswerte
1.3 Verantwortung aller Mitarbeitenden
2.1 Arbeitsbedingungen
2.2 Alkohol- und Drogenmissbrauch
2.3 Sexuelle Belästigung
2.4 Diskriminierung
2.5 Internet-Missbrauch
4.1 Kommunikation nach außen
4.2 Kommunikation innerhalb von Purholzhaus
4.3 Kommunikation über Social Media
5.1 Bestechung
5.2 Geschenke, Bewirtung, Geschäftsanbahnung
5.3 Karitative Zuwendungen
5.4 Spenden und Sponsorings
5.5 Politische Zuwendungen
5.6 Geldwäsche
6.1 Grundsatz der Steuerehrlichkeit
6.2 Einheitliches Steuerkontrollsystem
7.1 Unternehmensinformationen
7.2 Schutz des geistigen Eigentums
7.3 Sicherheit elektronischer Daten
8.1 Verhalten gegenüber Kunden, Lieferanten und Mitbewerbern
8.2 Unlauterer Wettbewerb
8.3 Preisfestsetzung
8.4 Marktaufteilung und Kundenschutz
8.5 Informationsaustausch
8.6 Kontakt mit Wettbewerbern
11.1 Aufgaben
11.2 Zuständigkeiten Compliance
11.3 Zuständigkeit Tax-Compliance
12.1 Aufgaben
12.2 Organisation Lenkungsauschuss
1 Allgemeine Grundsätze
1.1 Geltungsbereich
Zu Purholzhaus GmbH gehören alle Beteiligungsgesellschaften, bei denen die Purholzhaus GmbH direkt oder indirekt mehr als 50 % der Anteilsrechte besitzt oder anderweitig die Geschäftstätigkeit kontrolliert.
Es wird von allen Mitarbeitenden erwartet, dass die Regeln der Compliance-Richtlinie befolgt werden. Es mag vorkommen, dass anwendbares, nationales Recht sowie spezifische Betriebsvorschriften strengere Standards setzen als diejenigen, die in dieser Richtlinie enthalten sind. In einem solchen Fall sind die strengeren Standards anzuwenden. Es wird darauf Wert gelegt, dass auch Geschäftspartner von Purholzhaus die Compliance-Richtlinie einhalten. Die Richtinie ist im Internet unter www.purholzhaus.com abrufbar.
1.2 Unternehmenswerte
Purholzhaus hat Werte festgelegt, nach denen das unternehmerische Handeln ausgerichtet wird. Diese Werte zeigen, worauf man sich bei Purholzhaus verlassen kann:
• Menschlichkeit und Wertschätzung
• Vertrauen und Sicherheit
• Transparenz und Fairness
• Mut und Innovation
• Vorbildwirkung und Konsequenz
• Lebenslanges Lernen
• Langfristige, faire Partnerschaften
1.3 Verantwortung aller Mitarbeitenden
Mitarbeitende von Purholzhaus beeinflussen durch ihr Handeln das Ansehen des Unternehmens – positiv wie auch negativ – und sind daher angehalten, sich entsprechend zu verhalten.
Mitarbeitende sind verpflichtet
• die in ihrem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten,
• ihre Führungskraft oder das Compliance-Office über wahrgenommene, rechtliche Verstöße zu informieren,
• fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein,
• das Ansehen von Purholzhaus zu achten und zu fördern,
• Unternehmensinformationen vertraulich zu behandeln,
• Interessenskonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten offenzulegen,
• sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen.
Jede Führungskraft ist darüber hinaus verpflichtet, die Führungsgrundsätze von Purholzhaus einzuhalten und die Einhaltung dieser Richtlinie in ihrem Funktionsbereich sicherzustellen.
2 Soziale Verantwortung
2.1 Arbeitsbedingungen
Die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden ist Purholzhaus sehr wichtig. Purholzhaus toleriert keine Arbeitsbedingungen, die den geltenden Gesetzen widersprechen – auch nicht bei Geschäftspartnern.
Es wird größter Wert auf die gleichberechtigte und faire Behandlung von Mitarbeitenden gelegt. Purholzhaus bietet allen Mitarbeitenden gleiche Beschäftigungschancen. Leistung und Qualifikation bilden das Entscheidungsfundament. Purholzhaus sieht in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden einen wesentlichen Erfolgsfaktor und räumt daher der Bereitstellung attraktiver Arbeitsbedingungen und einer entsprechenden Unternehmens- und Führungskultur einen sehr hohen Stellenwert ein.
2.2 Alkohol- und Drogenmissbrauch
Den Mitarbeitenden ist es grundsätzlich verboten, während der Arbeitszeit Alkohol, Drogen und andere Rauschmittel zu konsumieren. Davon ausgenommen ist der angemessene Konsum von Alkohol bei betriebsbedingten Feiern – sofern nicht eine spezielle Arbeitsanweisung dem entgegensteht.
2.3 Sexuelle Belästigung
Purholzhaus verbietet sexuelle Belästigung in jeglicher Art und Weise
2.4 Diskriminierung
Für Purholzhaus sind die Menschenrechte die wichtigsten Werte, die von allen zu respektieren und zu beachten sind. Für Purholzhaus ist jeder Mensch einzigartig und wertvoll und wird für seine individuellen Fähigkeiten respektiert.
Es werden keine Diskriminierungen aufgrund von Alter, Geschlecht, Religion, nationaler oder ethnischer Herkunft, Familienstand, Behinderung, Kultur, politischer Meinung, sexueller Orientierung oder sozialer Zugehörigkeit toleriert.
2.5 Internet-Missbrauch
Inhalte, die ungesetzlich, verleumderisch, diskriminierend oder pornografisch sind, dürfen weder konsumiert noch heruntergeladen, verschickt oder kopiert werden.
3 Umweltschutz
Der nachhaltige und ressourcenschonende Umgang mit der Umwelt ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie von Purholzhaus. Ökologieorientiertes Denken und Handeln begleiten die gesamte Wertschöpfungskette – von der Planung, der Produktauswahl, der Produktion selbst, dem Vertrieb und Transport bis hin zur Entsorgung. Auf eine entsprechende Sensibilisierung von Kunden, Partnerfirmen, Mitarbeitenden und Subunternehmern wird großer Wert gelegt.
4 Kommunikation
Die Positionierung der Marke und das Image von Purholzhaus werden durch eine einheitliche und professionelle Kommunikation mit Dritten gestärkt bzw. gebildet.
4.1 Kommunikation nach außen
Offizielle Statements des Unternehmens und die Kommunikation mit Medien erfolgen ausschließlich über die Geschäftsleitung.
4.2 Kommunikation innerhalb von Purholzhaus
Ein fairer und wertschätzender Umgang unter den Mitarbeitenden ist wesentlicher Teil der Unternehmenskultur. Mitarbeitende richten ihre Kritik direkt an den von der Kritik betroffenen Kollegen und unterbinden die Verbreitung von Falschmeldungen und Fehlbehauptungen. Es wird erwartet, dass Mitarbeitende nützliche und wichtige Informationen proaktiv ins Unternehmen einbringen.
4.3 Kommunikation über Social Media
Purholzhaus nutzt die sozialen Medien zur Kommunikation, Kundenbindung sowie Imagepflege. Mitarbeitenden ist die Nutzung von Social Media zu geschäftlichen Zwecken gestattet. Allerdings dürfen nur Social-Media-Plattformen genutzt werden, die von Purholzhaus erlaubt sind. Die Verwendung der Unternehmens-E-Mail-Adresse zur Registrierung in sozialen Netzwerken ist ausschließlich zum Zwecke der geschäftlichen Nutzung gestattet.
Bei der Nutzung von Social Media sind die Mitarbeitenden zu einem verantwortungsvollen und bewussten Umgang angehalten; das geltende Recht ist zu beachten – insbesondere Urheber-, Persönlichkeits- und Markenrechte sowie Datenschutzbestimmungen.
Mitarbeitende sind dazu angehalten, sich in ihrer Rolle als informeller Kommunikator des Unternehmens bewusst zu sein und sich entsprechend angemessen zu verhalten.
Verbreitung von Falschmeldungen und Fehlbehauptungen. Es wird erwartet, dass Mitarbeitende nützliche und wichtige Informationen proaktiv ins Unternehmen einbringen.
Mitarbeitende treten bei unternehmensbezogenen Äußerungen immer unter eigenem Namen auf, geben Unternehmen und Funktion bekannt und sorgen für eine Kontakt-/Antwortmöglichkeit.
Rechtlich unzulässig sind vorsätzlich geschäfts- oder rufschädigende Äußerungen, Drohungen, Beleidigungen und falsche Tatsachenbehauptungen. Aussagen über das Unternehmen, seine Projekte/Produkte oder internen Vorgänge, die den Interessen von Purholzhaus widersprechen oder die Reputation von Purholzhaus schädigen könnten, aber auch reputationsschädigende oder datenschutzwidrige Aussagen über Mitarbeitende, Mitbewerber, Partner, Kunden oder Lieferanten sind zu unterlassen.
5 Anti-Korruption
Durch die vielseitigen Formen der Korruption entstehen weltweit große Wettbewerbsverzerrungen sowie andere ernst zu nehmende Schäden. Purholzhaus verpflichtet sich, die diesbezüglichen, gesetzlichen Bestimmungen sorgfältig anzuwenden.
5.1 Bestechung
Bestechung ist das Anbieten, Versprechen oder Gewähren von finanziellen oder sonstigen Vorteilen an Amtsträger, Bedienstete oder Beauftragte eines Unternehmens, um Geschäfte zu machen. Den Mitarbeitenden ist jede Form der Bestechung oder Beschleunigungszahlung, unabhängig vom Wert, untersagt.
5.2 Geschenke, Bewirtung, Geschäftsanbahnung
Unter Geschenken sind alle Werte zu verstehen, die im Rahmen einer Geschäftsbeziehung ausgetauscht werden, für die der Empfänger keine Gegenleistung zu einem adäquaten Marktwert erbringt und deren Ziel die Geschäftsanbahnung oder Kontaktpflege zwischen Geschäftspartnern ist. Neben reinen Sachgeschenken zählen dazu auch Bewirtungen, Reisen, Essenseinladungen, Einladungen zu Kultur- oder Kundenveranstaltungen.
Grundsätzlich müssen Mitarbeitende im Einzelfall sorgfältig abwägen, ob die Annahme eines Geschäftsgeschenks angemessen ist und welchen Eindruck dieses erweckt. Das Geschenk darf keine Verpflichtungen oder Handlungszwänge nach sich ziehen.
Alle erhaltenen und getätigten Geschenke und Einladungen ab einem Gegenwert von EUR 100,- (Gültigkeit entsprechend der Landeswährung) sind vom Vorgesetzten genehmigen zu lassen und dem Compliance-Office zur Erfassung im Geschenkeregister zu melden.
Gebrandete Werbemittel sowie Streuartikel sind von dieser Regelung ausgenommen. Sofern einzelne Länder oder Beteiligungsgesellschaften strengere Regelungen treffen, sind diese maßgeblich. Einladungen zu Geschäftsessen können im üblichen Maße angenommen werden.
Verboten sind – unabhängig von deren Wert – Geschenke, die zu einem Reputationsschaden für Purholzhaus führen können. Ebenfalls verboten sind Geschenke an Einzelpersonen in Form von Geld (ausgenommen übliche Trinkgelder) oder geldwerten Gutscheinen. Auch sind Geschenke verboten, die ethische Grundsätze verletzen können, insbesondere im Hinblick auf Kultur, Nationalität, Geschlecht, Behinderung und Sexualität.
Mitarbeitende, die mit dem Abschluss oder der Vermittlung von Geschäften betraut sind, dürfen von Geschäftspartnern keine Provisionen oder sonstige Belohnung annehmen, sofern Purholzhaus nicht ausdrücklich einwilligt.
5.3 Karitative Zuwendungen
Geld- und Sachspenden für karitative und gemeinnützige Zwecke sind erlaubt.
5.4 Spenden und Sponsorings
Unter den Begriff „Spende“ fallen freiwillige Leistungen, die ohne Gegenleistung, aber in der Regel mit einer gewissen Zweckbestimmung gegeben werden. Unter den Begriff „Sponsoring“ fallen Zuwendungen in Form von Geld-, Sach- und Dienstleistungen mit der Erwartung, eine in der Regel reputationsfördernde Gegenleistung zu erhalten.
Purholzhaus unterstützt soziale, sportliche, kulturelle und umweltrelevante Aktivitäten im Rahmen der Unternehmensstrategie. Bei sämtlichen Sponsoringaktivitäten ist zu beachten, dass keine Interessenskonflikte entstehen. Purholzhaus ist es ein besonderes Anliegen, gesellschaftlich und ökologisch relevante Projekte zu unterstützen. Der Fokus liegt dabei auf Initiativen, die das umwelt- und energiebewusste Handeln sowie das soziale und kulturelle Miteinander fördern.
• Organisationen mit extremen weltanschaulichen Hintergründen und
• Organisationen, Initiativen, Vereine oder Veranstaltungen, die einen oder beide der folgenden Punkte erfüllen:
• Sie richten sich gegen die Freiheit und/oder Würde von Mensch und/oder Tier.
• Sie schaden der Umwelt und/oder der Ökosphäre
5.5 Politische Zuwendungen
Zuwendungen an politische Parteien sind verboten. Persönliche politische Aktivitäten dürfen nicht innerhalb es Unternehmens erfolgen und auch sonst keinen wie immer gearteten Einfluss auf Purholzhaus haben.
5.6 Geldwäsche
Mitarbeitende haben die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich dem Compliance-Office mitzuteilen. Geschäfte werden nur mit seriösen Geschäftspartnern eingegangen, deren Mittel aus legalen Quellen stammen. Sollte es Zweifel an der Seriosität eines Geschäftspartners geben, muss eine sorgfältige Überprüfung (Due Diligence) des Geschäftspartners durchgeführt werden.
6 Steuerehrlichkeit
6.1 Grundsatz der Steuerehrlichkeit
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens ist das Vertrauen, das unsere Geschäftspartner und Kunden in unser langfristig denkendes, nachhaltig handelndes und wirtschaftlich eigenständiges Unternehmen setzen. Unser gelebtes Bekenntnis zur Einhaltung der für uns verbindlichen Steuergesetze ist einer der Grundpfeiler des uns entgegengebrachen Vertrauens. Verstöße gegen geltendes Steuerrecht bedrohen die für unser Unternehmen wesentlichen Erfolgsfaktoren.
Purholzhaus legt größten Wert auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und die Erfüllung steuerlicher Pflichten. Verstöße gegen geltendes Steuerrecht werden nicht geduldet, konsequent bekämpft und entsprechend sanktioniert. Wirtschaftliche Erfolge dürfen ausschließlich mit legalen Mitteln erreicht werden. Damit lebt Purholzhaus eine Kultur der Steuerehrlichkeit – im Unternehmen selbst genauso wie im Umgang mit Geschäftspartnern und Kunden. Nach außen wird klar kommuniziert, dass ein steuerehrliches Verhalten unabdingbare Grundlage für die Rechtsbeziehungen mit Geschäftspartnern und Kunden ist. Die Verantwortung für ein steuerehrliches Verhalten im Unternehmen liegt bei jedem Einzelnen. Das gilt für die Mitarbeitenden in gleicher Weise wie für die Geschäftsführung.
6.2 Einheitliches Steuerkontrollsystem
Purholzhaus hat ein Steuerkontrollsystem (SKS) entsprechend den Vorgaben eingerichtet. Es umfasst die Summe aller Maßnahmen, die gewährleisten, dass die Besteuerungsgrundlagen für die relevanten Abgabenarten in der richtigen Höhe ausgewiesen und die darauf entfallenden Abgaben termingerecht und in der richtigen Höhe an die zuständigen Finanzbehörden abgeführt werden.
Das SKS von Purholzhaus besteht aus den folgenden Grundelementen:
• das Kontrollumfeld,
• die Ziele des SKS,
• die Beurteilung der steuerrelevanten Risiken,
• die Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen,
• die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen,
• die Sanktions- und Präventionsmaßnahmen,
• die Maßnahmen zur Überwachung und Verbesserung des SKS.
Es wird aus der Analyse aller wesentlichen steuerlichen Risiken abgeleitet und ist ein dynamisches Kontrollsystem, das laufend an geänderte rechtliche und betriebliche Rahmenbedingungen angepasst wird. Zu den Dokumentationen des SKS gehören auch die Risiko- Kontroll-Matrix und die Prozessdokumentationen.
Das SKS von Purholzhaus ist in der Steuerrichtlinie umfassend beschrieben. Die Steuerrichtlinie ist eine verbindliche interne Norm, die für Purholzhaus und deren Beteiligung über 50 % gilt.
Die Meldung von wesentlichen Verstößen gegen steuerrechtliche Vorschriften und die Vorgaben des SKS erfolgt nach den Bestimmungen der Steuerrichtlinie von Purholzhaus.
7 Vertraulichkeit
7.1 Unternehmensinformationen
Die Mitarbeitenden behandeln sämtliche Unternehmensinformationen vertraulich. Als Unternehmensinformationen gelten alle Finanzdaten, technischen Daten, Korrespondenzen, Verträge, Vereinbarungen, Pläne, Strategiepapiere etc., unabhängig von Form und Medium. Ausdrücklich als „vertraulich“ gekennzeichnete Unternehmensinformationen sind besonders sorgfältig zu behandeln und aufzubewahren.
7.2 Schutz des geistigen Eigentums
Zum geistigen Eigentum von Purholzhaus zählen Erfindungen, Ergebnisse aus wissenschaftlichen oder technischen Forschungen, Produktentwicklungen, die Entwicklung neuer Technologien, selbsterstellte Computersoftware usw. Sämtliche Mitarbeitende des Unternehmens schützen das geistige Eigentum besonders sorgfältig, indem keine Informationen darüber verbreitet oder an Mitbewerber weitergeleitet werden.Werden solche vertraulichen Informationen nach Zustimmung durch den Vorgesetzten einem Geschäftspartner zur Kenntnis gebracht, so muss von diesem eine Geheimhaltungsvereinbarung unterfertigt werden.
7.3 Sicherheit elektronischer Daten
Purholzhaus legt größten Wert auf die Sicherheit der firmeneigenen IT-Systeme, denn Datenverluste und Datenlecks können großen Schaden anrichten. In der IT-Richtlinie von Purholzhaus sind alle wesentlichen Regeln für eine sichere Benutzung der IT-Systeme umfassend beschrieben, etwa Regeln zum sicheren Umgang mit Passwörtern, mobilen Speichermedien, mobilen Endgeräten, Cloud-Diensten und Homeoffice. Die IT-Richtlinie ist von allen Mitarbeitenden einzuhalten.
8 Wettbewerbsregeln
8.1 Verhalten gegenüber Kunden, Lieferanten und Mitbewerbern
Der Umgang mit Kunden erfolgt transparent und fair. Geschäfte mit Kunden basieren immer auf korrekten und wahrheitsgetreuen Aussagen in Bezug auf Kosten, Qualität, Verfügbarkeit und Eigenschaften von Produkten bzw. Dienstleistungen.
Purholzhaus ist ein fairer Partner gegenüber Lieferanten und Subunternehmern. Das Beschaffungswesen und die daraus getroffenen Entscheidungen lassen sich klar nach den Kriterien Preis, Qualität, Ökologie und Service nachvollziehen.
Mitbewerber werden fair und respektvoll behandelt. Die Beschaffung und Weitergabe von Mitbewerberinformationen erfolgen unter Einhaltung der geltenden Gesetze. Purholzhaus geht keine wettbewerbsbehindernden Abmachungen ein.
8.2 Unlauterer Wettbewerb
Purholzhaus hält die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen ein. Es werden weder irreführende Angaben über geschäftliche Verhältnisse gemacht noch Geschäftspraktiken angewandt, die die Entscheidungs- und Verhaltensfreiheit der Marktteilnehmer wesentlich beeinflussen.
8.3 Preisfestsetzung
Purholzhaus setzt die Preise und Geschäftsbedingungen frei und eigenständig fest. Es werden keine Preisabsprachen mit Wettbewerbern geduldet. Alle Mitarbeitenden sind angehalten, sich nicht durch informelle Kontakte oder durch Informationsaustausch mit anderen Wettbewerbern am Markt beeinflussen zu lassen.
8.4 Marktaufteilung und Kundenschutz
Purholzhaus teilt den Markt mit Wettbewerbern weder nach Regionen, Produkten, Kunden noch nach Lieferanten auf. Die Strategie zur Gewinnung oder Betreuung von Kunden und die Auswahl von Lieferanten trifft Purholzhaus allein und ohne Abstimmung mit Wettbewerbern. Geplante Markt- und Produktstrategien werden bis zur Veröffentlichung geheim gehalten.
8.5 Informationsaustausch
Mit Wettbewerbern werden weder geheime noch marktrelevante Informationen, wie z. B. Preise, Margen, Rabatte, Berechnungsmethoden, Zahlungsbedingungen etc., ausgetauscht.
Wettbewerbsrelevante Daten dürfen nur unter der Voraussetzung der Anonymisierung und der Anforderung von Marktinstituten o. ä. zu Benchmarking-Zwecken übermittelt und verwertet werden. Dabei darf auf keinen Fall ein Rückschluss auf das Marktverhalten der beteiligten Unternehmen möglich sein.
Wettbewerber werden niemals über geplante Preisanpassungen und Änderungen der Geschäftsbedingungen von Purholzhaus informiert. Erhält Purholzhaus von einem Wettbewerber ungefragt vertrauliche Informationen, so sind diese unter schriftlicher Begründung zurückzuweisen.
8.6 Kontakt mit Wettbewerbern
Mit Wettbewerbern tritt Purholzhaus nur aus konkretem Anlass in Kontakt. Für diesen Kontakt steht im Vorhinein eine klare Agenda fest. Sollten in einer Besprechung – z. B. bei Verbandsrechtsveranstaltungen – kartellrechtswidrige Themen, wenn auch nur vermutete, aufkommen, sind Zweifel an der Zulässigkeit sofort bekannt zu machen und durch die Rechtsabteilung prüfen zu lassen. Bis zur Abklärung sind die Gespräche zu beenden, und es muss sichergestellt werden, dass die Bedenken sowie das Verlassen der Besprechung protokolliert werden. Im Zweifel sind der Ablauf und das Ende der Besprechung selbst zu protokollieren. Wird Purholzhaus ein kartellrechtswidriger Vorschlag von einem Wettbewerber gemacht, ist dieser schriftlich zurückzuweisen und umgehend eine Meldung an das Compliance-Office zu machen. In jedem Fall hat Purholzhaus klarzustellen, dass man sich als rechtstreues Unternehmen nicht an wettbewerbswidrigen Absprachen beteiligt.
9 Interessenskonflikte
Mitarbeitende müssen die privaten Interessen und die Interessen von Purholzhaus streng voneinander trennen. Bestehende oder mögliche Interessenskonflikte sind umgehend offenzulegen.
Zu beachten sind insbesondere:
• Aufträge an nahestehende Personen (Ehegatten, Lebensgefährten, Verwandte, andere Personen (die im gleichen Haushalt leben), Freunde und private Geschäftspartner),
• Aufträge an Unternehmen, in denen nahestehende Personen in entscheidungsrelevanten Positionen arbeiten,
• Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen beteiligt sind (ausgenommen börsennotierte Gesellschaften),
• Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen oder für Geschäftspartner.
10 Meldung von Fehlverhalten
Verstöße gegen geltendes Recht und ethische Grundsätze können für Purholzhaus weitreichende – rechtliche, wirtschaftliche, aber auch immaterielle – Konsequenzen haben. Unter anderem drohen Geldstrafen, Schadenersatzforderungen, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, Abbruch von Geschäftsbeziehungen sowie Imageschäden.
Je nach Art und Schwere des Verstoßes behält sich Purholzhaus daher ausdrücklich vor, gegen den jeweiligen Verursacher disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen und/ oder Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Mitarbeitende sind zu einer umgehenden Meldung verpflichtet, wenn sie
• Verstöße gegen die Bestimmungen der Compliance-Richtlinie, gegen sonstige interne Richtlinien und Regelungen oder gegen gesetzliche Vorschriften fest- stellen oder vermuten.
• glauben, dass diese Richtlinie in Konflikt mit Gesetzen bzw. anderen, internen Richtlinien und Regelungen steht.
• bestehende oder auch drohende, rechtlich relevante Risiken erkennen.
• unsicher sind, wie sie sich in bestimmten Geschäftssituationen verhalten sollen. Dazu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
• Information an den direkten Vorgesetzten.
• Information an den Compliance-Officer/stellvertretenden Compliance-Officer bzw. den jeweiligen Compliance-Beauftragten.
Purholzhaus erklärt, dass die eingehenden Meldungen vertraulich behandelt und sehr sorgfältig untersucht werden, und dass Mitarbeitenden, die Verstöße gegen die Compliance-Richtlinie melden, daraus keinesfalls negative Folgen erwachsen werden, sofern nicht (auch) eigenes Handeln für den Verstoß verantwortlich ist. Purholzhaus behält sich ausdrücklich vor, gegen Mitarbeitende, die wissentlich falsche Anschuldigungen machen, disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen.
11 Compliance-Office
11.1 Aufgaben
Das Compliance-Office übernimmt folgende Aufgaben:
• Verwaltung der Richtlinie
• Mitarbeiterschulungen
• Untersuchung von Compliance-Fällen
• Rechtliche Beratung und Handlungsvorgaben zu allen
Compliance-Themen, Disziplinarfällen und daraus resultierenden Prozessen Empfehlung von disziplinären Maßnahmen unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Bestimmungen Berichtswesen an die Geschäftsführung
Zuständigkeit Compliance
Compliance-Officer
Michelle Swenne Email: Michelle@Purholzhaus.de
Zuständigkeit Tax-Compliance
Tax-Compliance ist zwar ein Teil der allgemeinen Compliance Organisation von Purholzhaus. Die Aufgaben der Tax-Compliance werden aber aus Gründen der Effizienz, Angemessenheit und Wirksamkeit an einen speziell dafür bestellten Tax-Compliance-Officer ausgelagert.
Für die Tax-Compliance bei Purholzhaus sowie für die Umsetzung, Überwachung und Verbesserung des eingerichteten SKS ist der Tax-Compliance-Officer verantwortlich. Die genauen Aufgaben des Tax-ComplianceOfficers werden in der Steuerrichtlinie festgehalten.
12 Lenkungsausschuss
12.1 Aufgaben
Der Lenkungsausschuss unterstützt die Geschäftsführung bei der Kontrolle und Weiterentwicklung des Compliance Management Systems. In jährlich stattfindenden Sitzungen werden u. a. der Status des ComplianceProgramms, die Compliance-Kommunikation sowie die Jahresschwerpunkte abgestimmt. Der Lenkungsausschuss tritt zudem ad-hoc im Falle eines groben Compliance-Verstoßes zusammen, prüft diesen und spricht gegebenenfalls eine Handlungsempfehlung für die weitere Vorgehensweise aus.
12.2 Organisation Lenkungsauschuss
Der Lenkungsausschuss unter der Leitung von Geschäftsführerin Michelle Swenne, CEO, setzt sich zudem aus einem weiteren Vertreter der Geschäftsleitung und dem Compliance-Office zusammen.
13 Zertifizierung
Das Compliance Management System von Purholzhaus ist soll nach den Standards der ISO 19600 zertifiziert werden. Die ISO 19600 ist eine internationale Norm und beinhaltet Mindeststandards für den Aufbau und die Implementierung eines Compliance Management Systems.
Das System erfordert neben dem organisatorischen Aufbau regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden sowie jährliche interne Audits, um die Durchgängigkeit des Systems bei Purholzhaus sicherzustellen.
Jahresschwerpunkte abgestimmt. Der Lenkungsausschuss tritt zudem ad-hoc im Falle eines groben Compliance-Verstoßes zusammen, prüft diesen und spricht gegebenen- falls eine Handlungsempfehlung für die weitere Vorgehens- weise aus.
